Polityka prywatności

Polityka prywatności — GroundWorks Manager Ostatnia aktualizacja: 1 października 2026 Wersja: 2026-10-01 Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jak AutomatedForge Sp. z o.o. zbiera, wykorzystuje, przechowuje i chroni dane osobowe, gdy korzystasz ze strony groundworksmanager.com i aplikacji GroundWorks Manager (łącznie „Aplikacja" lub „Usługa"). Czytaj ją razem z Regulaminem, Polityką cookies i Warunkami subskrypcji. 1. Kto jest administratorem danych Operatorem GroundWorks Manager i administratorem danych opisanych w punktach 2–4 jest: AutomatedForge Sp. z o.o. ul. Szlak 77/222, 31-153 Kraków wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001242839 NIP: 6762721310 · REGON: 544915184 Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: info@automatedforge.com Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie mamy takiego obowiązku na podstawie art. 37 RODO. Wszystkie wnioski dotyczące danych obsługuje spółka bezpośrednio pod powyższym adresem. 2. Jakie dane zbieramy Zbieramy wyłącznie dane potrzebne do działania Usługi. W zależności od tego, jak korzystasz z Aplikacji, są to: Dane konta — adres e-mail, imię i nazwisko oraz hasło. Hasła są przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej (skrótu) przez naszego dostawcę uwierzytelniania; nigdy nie widzimy ich ani nie przechowujemy w postaci jawnej. Dane firmy i zespołu — nazwa Twojej firmy, członkowie zespołu, ich role (Administrator, kierownik projektu, użytkownik), adresy e-mail, które zapraszasz do firmy, oraz daty dołączenia. Dane biznesowe, które wprowadzasz — projekty, zadania i ich postęp, kalkulacje, listy materiałów i sprzętu, wyceny prac, oferty i faktury, wydarzenia w kalendarzu, zarejestrowane godziny pracy, notatki i plany rysowane na kreatorze. Dane te mogą zawierać dane osobowe Twoich pracowników, podwykonawców i klientów (np. imię i nazwisko klienta oraz adres realizacji na wycenie). Kto odpowiada za te dane — patrz punkt 5. Notatki głosowe — jeśli korzystasz z funkcji notatek głosowych: nagrany dźwięk, powstała z niego transkrypcja oraz wygenerowane na jej podstawie propozycje zadań. Zgłoszenia błędów i wiadomości do wsparcia — opis, który piszesz, podany adres kontaktowy, załączone zrzuty ekranu oraz każdy e-mail, który do nas wysyłasz. Dane techniczne — adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, system operacyjny, odwiedzane strony i używane funkcje oraz czas dostępu. Dane te powstają automatycznie w logach naszych dostawców hostingu i infrastruktury i służą wyłącznie bezpieczeństwu, stabilności i diagnozowaniu problemów. W Aplikacji nie używamy narzędzi analitycznych ani reklamowych. Preferencje — język interfejsu i motyw, zapisane w pamięci lokalnej Twojej przeglądarki. Dane rozliczeniowe — po uruchomieniu płatnych subskrypcji: nazwa firmy, adres do faktury i numer NIP/VAT. Dane karty i rachunku bankowego będzie obsługiwał wyłącznie zewnętrzny operator płatności i nigdy nie będą przez nas przechowywane (patrz Warunki subskrypcji). 3. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy dane Założenie i prowadzenie Twojego konta oraz przestrzeni firmy, dostarczanie funkcji, z których korzystasz (podstawa: wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przetwarzanie notatek głosowych na transkrypcje i propozycje zadań, gdy zdecydujesz się użyć tej funkcji (wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b). Odpowiadanie na zgłoszenia błędów, prośby o wsparcie i inne wiadomości (wykonanie umowy oraz nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze użytkowników — art. 6 ust. 1 lit. b i f). Zapewnienie bezpieczeństwa Usługi, zapobieganie nadużyciom, wykrywanie błędów i poprawa stabilności (prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f). Wysyłanie wiadomości serwisowych o koncie, np. reset hasła, istotne zmiany w Usłudze lub w tych dokumentach (wykonanie umowy i obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. b i c). Wystawianie faktur i prowadzenie księgowości po uruchomieniu subskrypcji (obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c). Nie sprzedajemy danych osobowych i nie wykorzystujemy ich do reklamy. Nie będziemy wysyłać wiadomości marketingowych, chyba że osobno wyrazisz na to zgodę. 4. Komu udostępniamy dane Korzystamy z niewielkiej liczby dostawców usług („podmiotów przetwarzających"), którzy przetwarzają dane w naszym imieniu i wyłącznie na nasze polecenie: Supabase, Inc. — baza danych, uwierzytelnianie, przechowywanie plików i funkcje serwerowe. Twoje dane są przechowywane w regionie Supabase w Irlandii (eu-west-1), na terenie Unii Europejskiej. Netlify, Inc. — hosting i dostarczanie strony internetowej oraz wersji przeglądarkowej Aplikacji. Cloudflare, Inc. — ochrona sieciowa i dostarczanie treści przed naszym dostawcą bazy danych. Deepgram, Inc. — zamiana mowy na tekst w notatkach głosowych (tylko jeśli korzystasz z tej funkcji). Anthropic, PBC — przetwarzanie transkrypcji notatek głosowych na propozycje zadań (tylko jeśli korzystasz z tej funkcji). Transkrypcje są przesyłane do przetworzenia i na mocy naszej umowy nie są wykorzystywane przez dostawcę do trenowania jego modeli. Resend, Inc. — wysyłka wiadomości e-mail z Aplikacji, np. zgłoszeń błędów i wiadomości do wsparcia. Google LLC — czcionki na stronie są ładowane z Google Fonts. Gdy przeglądarka pobiera czcionkę, Google otrzymuje Twój adres IP. Nie są przy tym ustawiane żadne cookies. Zewnętrzny operator płatności — po uruchomieniu płatnych subskrypcji. Wskażemy go w Warunkach subskrypcji, zanim pobierzemy jakąkolwiek płatność. Możemy też ujawnić dane, gdy wymaga tego prawo, w celu ochrony naszych praw lub bezpieczeństwa użytkowników, a także w związku z połączeniem lub sprzedażą spółki (o czym zostaniesz poinformowany). 5. Dane Twojego zespołu i klientów — kto za nie odpowiada Gdy wprowadzasz do Aplikacji dane innych osób (np. godziny pracy pracowników albo imię, nazwisko i adres klienta na wycenie), to Twoja firma decyduje, po co i jak te dane są wykorzystywane. W rozumieniu RODO Twoja firma jest administratorem tych danych, a my działamy jako podmiot przetwarzający. W tej roli: - przetwarzamy dane wyłącznie w celu świadczenia Usługi i zgodnie z Twoimi udokumentowanymi poleceniami; - zachowujemy je w poufności i dajemy do nich dostęp tylko osobom, które go potrzebują; - korzystamy wyłącznie z podwykonawców wymienionych w punkcie 4 i poinformujemy Cię przed dodaniem nowych; - pomagamy Ci odpowiadać na wnioski osób, których dane dotyczą; - usuwamy lub zwracamy dane po zakończeniu konta Twojej firmy, zgodnie z punktem 6. Twoja firma odpowiada za posiadanie podstawy prawnej do wprowadzenia tych danych oraz za poinformowanie osób, których one dotyczą. 6. Jak długo przechowujemy dane Dane konta i firmy — tak długo, jak istnieje konto. Jeśli poprosisz o usunięcie konta, usuniemy je w ciągu 30 dni od wniosku, z wyjątkiem danych, które musimy zachować z mocy prawa. Zamrożone firmy — gdy ostatni Administrator opuszcza firmę, firma zostaje zamrożona, a jej dane są przechowywane przez 30 dni od chwili zamrożenia. Jeśli w tym czasie nikt nie przejmie roli Administratora, firma i wszystkie jej dane są usuwane bez możliwości przywrócenia. Szczegóły w punkcie 11a Regulaminu. Notatki głosowe — nagrania, transkrypcje i propozycje są przechowywane razem z danymi projektu do czasu usunięcia notatki lub konta. Zgłoszenia błędów i korespondencja ze wsparciem — do 12 miesięcy po zamknięciu sprawy. Logi techniczne — przez krótki okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki, zwykle nie dłużej niż 30 dni. Faktury i dokumenty księgowe — przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i przepisami podatkowymi (obecnie 5 lat od końca roku obrotowego, w którym wystawiono dokument). 7. Przekazywanie danych poza EOG Twoje dane są przechowywane w Unii Europejskiej (Irlandia). Część naszych dostawców — Netlify, Cloudflare, Deepgram, Anthropic i Resend — ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych i może tam przetwarzać dane. Podstawą tych przekazań są standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, a tam, gdzie dostawca posiada certyfikat — Ramy ochrony danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework). O szczegóły zabezpieczeń możesz zapytać pod adresem info@automatedforge.com. 8. Twoje prawa Na podstawie RODO (a dla użytkowników z Wielkiej Brytanii — UK GDPR) masz prawo do: - dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii; - sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych; - usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"); - ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach; - otrzymania dostarczonych przez siebie danych w ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie (przenoszenie danych); - sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie; - cofnięcia zgody w każdej chwili, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia. Aby skorzystać z tych praw, napisz na info@automatedforge.com. Odpowiemy w ciągu miesiąca; w sprawach złożonych możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy. Możemy najpierw poprosić o potwierdzenie tożsamości. W Aplikacji nie ma jeszcze przycisku samodzielnego usunięcia konta. Aby usunąć konto, wyślij wniosek z adresu e-mail zarejestrowanego na koncie na info@automatedforge.com. Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do organu nadzorczego. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl. W Wielkiej Brytanii — Information Commissioner's Office (ico.org.uk). Możesz też zwrócić się do organu w kraju UE, w którym mieszkasz lub pracujesz. 9. Bezpieczeństwo Chronimy Twoje dane m.in. przez: szyfrowane połączenia (TLS) między Twoim urządzeniem a naszymi serwerami; przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótu; reguły dostępu do bazy danych, dzięki którym każdy użytkownik widzi tylko dane własnej firmy; ograniczenie dostępu do systemów produkcyjnych do upoważnionych osób; regularne kopie zapasowe wykonywane przez dostawcę bazy danych. Żaden system nie jest całkowicie bezpieczny — używaj silnego, unikalnego hasła i nie udostępniaj go nikomu. Jeśli podejrzewasz nieuprawniony dostęp do konta, skontaktuj się z nami niezwłocznie. 10. Dzieci GroundWorks Manager jest narzędziem dla firm i jest przeznaczony dla osób pełnoletnich. Świadomie nie zbieramy danych osób poniżej 18 lat. Jeśli uważasz, że dziecko założyło konto, napisz do nas, a usuniemy je. 11. Zmiany polityki Możemy aktualizować tę politykę wraz z rozwojem Usługi. Data i numer wersji u góry wskazują ostatnią zmianę. O istotnych zmianach poinformujemy Cię e-mailem lub komunikatem w Aplikacji, zanim wejdą w życie. 12. Kontakt AutomatedForge Sp. z o.o. ul. Szlak 77/222, 31-153 Kraków info@automatedforge.com